ПРИКАЗ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, обращения граждан и др.
6.1.5. Документы, поступившие из ФТС России, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.
Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.
Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.
6.1.6. Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29) документов.
Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.
6.2. Регистрация входящих документов
6.2.1. После проставления на входящих документах в соответствии с пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС "УКИД-Р":
"Документы вышестоящих таможенных органов";
"Документы организаций, таможен и постов";
"Обращения граждан";
"Документы реестрового учета".
При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп (приложение 13).
Регистрация писем, заявлений, жалоб граждан осуществляется в электронной картотеке базы данных "Обращения граждан" с самостоятельной регистрацией.
Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение.
6.2.2. В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям (приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
На документы, внесенные в электронные к

> 1 2 3 ... 27 28 29 ... 144 145 146

0.185 с