ПРИКАЗ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

срок хранения.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
9.1.14. Если в течение года в таможенном органе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой декаде января текущего года в ОДО.
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
9.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;
по объему дело не должно превышать 250 листов;
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
9.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные дела;
документы коллегии группируются в два де



> 1 2 3 ... 36 37 38 ... 144 145 146

	Поделиться:	Tweet