ПРИКАЗ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

таможенных операций (таможенные декларации и документы к ним), документация, образующаяся при проведении расследований и осуществлении других процессуальных действий (дела об административных правонарушениях), другие дела и документы, передача которых в архив предусмотрена правовыми актами ФТС России.
10.4.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем таможенного органа.
10.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив должностным лицом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел таможенного органа. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
10.4.6. Прием каждого дела производится должностным лицом архива в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива и лица, передавшего дела.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив должностными лицами структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
10.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения таможенного органа ответственный за делопроизводство данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре.
При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае рееструктуризации ответственным за делопроизводство реорганизуемого подразделения на передаваемые дела составляются описи (приложение 42) в трех экземплярах: один экземпляр остается в реорганизуемом структурном подразделении, другой - в структурном подразделении, принимающем дела, третий - передается в архив.

11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

11.1. Система мер обеспечения сохранности документов
11.1.1. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.
11.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должен осуществляться комплекс мер по:
организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ; средства хранения документов, охраны и безопасности хранения, климатического контроля и т.п.);
созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
11.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, их хранении и передаче документов на постоянное хранение.
11.2. Требования к зданиям и помещениям архива
11.2.1. Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов таможенных органов должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
11.2.2. При отсутствии специального помещения для архива



> 1 2 3 ... 45 46 47 ... 144 145 146

	Поделиться:	Tweet