ПРИКАЗ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

ются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.
11.6.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок; проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
11.6.5. Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 56).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
11.6.6. Дела, выданные должностным лицам таможенного органа, в читальный зал и во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
11.6.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
11.6.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи проставляются запись "проверено" и дата проверки; запись подписывается осуществлявшими проверку должностными лицами с указанием их должностей.
11.6.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях:
изучаются все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, с предварительным изучением их описей дел;
проверяются дела находящихся рядом фондов;
изучается дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению и выдаче дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия дел.
11.6.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем таможенного органа необнаруженные документы снимаются с учета.
11.6.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

12.1. Документальный и архивный фонд таможенного органа
12.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности таможенного органа, составляет его документальный фонд.
12.1.2. Документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, по срокам хранения подразделяются на:
документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет),
док



> 1 2 3 ... 50 51 52 ... 144 145 146

	Поделиться:	Tweet