ошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности таможенного органа - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
13.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в описях структурных подразделений.
13.4.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".
13.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
13.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
13.4.5. Описи дел
13.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
13.4.5.2. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".
13.4.5.3. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
13.4.5.4. Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи; оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.
Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
13.4.5.5. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хран
> 1 2 3 ... 57 58 59 ... 144 145 146
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Российской Федерации
