ПРИКАЗ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"

ителей информации.
14.6.6. Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архив.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного органа.
14.6.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного органа. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.
14.7. Автоматизированный НСА архива
14.7.1. Автоматизированный НСА архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
14.7.2. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве таможенного органа, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.) - подробнее см. в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
Основными полями электронной РКК являются: название вида документа, дата, индекс документа, наименование и аннотация документа, индекс дела, наименование дела, номер описи, номер дела по описи.
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.
14.7.3. Поле РКК "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются; индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.
14.7.4. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).
В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.
Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.
14.7.5. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д.
14.7.6. Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.




> 1 2 3 ... 63 64 65 ... 144 145 146

	Поделиться:	Tweet