Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел (приложение 63).
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.
Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
16.9. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива осуществляется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.
16.10. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
17. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
17.1. Создание архива
17.1.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве (приложение 48).
17.1.2. Положение об архиве согласовывается с соответствующим архивным учреждением и утверждается руководителем таможенного органа.
17.1.3. Начальник архивного отделения организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
17.1.4. На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на должностное лицо архива, его обязанности и права.
Должностные инструкции согласовываются с правовой службой таможенного органа и утверждаются руководителем ОДО.
17.2. Планирование работы и отчетность архива
17.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 71), план-график приема дел в архив.
17.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
17.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем таможенного органа.
17.2.4. По итогам работы архивом составляются отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
17.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995).
17.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
Архив осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.
> 1 2 3 ... 68 69 70 ... 144 145 146
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Российской Федерации
